صفات السكرتير الناجح ، ليس من المبالغة القول إن السكرتير الجيد هو أداة نمو للشركة بأكملها. هذه الوظيفة هي الرابط الرئيسي بين الإدارة التي يمثلها أصحاب العمل أو الرؤساء وفرق العمل والموظفون ، مما يوفر نظرة ثاقبة لثقافة الشركة والتوجه المستقبلي. هذه وظيفة عالمية موجودة في كافة المجالات تقريبًا ، بما في ذلك الاقتصاد والسياسة والهندسة والأعمال ، ونظراً لأهميتها ، يفحص الموقع المرجعي أهم صفات السكرتير الناجح.
ما هي واجبات ومسؤوليات السكرتير؟
يتمثل الدور الأساسي للسكرتير أو المساعد الإداري – كما يطلق عليهما – في تسهيل التواصل داخل المكتب الإداري والتفاعل في الموقع مع الموظفين والجمهور ، بالإضافة لـ جدولة الاجتماعات وتحديد أولويات المهام وتقديم الدعم الشخصي للموظفين ، مثل بالإضافة لـ الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها ، وبما أن هذه الوظيفة تتطلب مجموعة متعددة من المهارات ، الشخصية والعملية على حد سواء ، يجب أن يكون السكرتير موظفًا مهمًا يتمتع بخبرة واسعة في مجال خبرته.[1]
صفات السكرتير الناجح
يتمتع السكرتير الناجح بعدد من الصفات المهنية والشخصية في وظيفته التي تسمح له بتلبية متطلبات هذه الوظيفة متعددة المهام ، خاصة أنه من النوع الذي يحتاج لـ المتابعة المتجددة للطلبات العاجلة من حيث العمل والأفراد ، على النحو التالي: ابرز خصائص السكرتير الناجح:
إشراف دقيق
يجب على السكرتير أن يطبق بنجاح نظامًا دقيقًا للتعامل مع المهام كل يوم الرئيسية والثانوية ، والسكرتير الخبير يعرف طريقة تصميم نظام سهل جيد لضمان دقة النظام ، وبالتالي توفير وقته وجهده من أجل إكمال مهمة ، سواء على الورق أو عبر الكمبيوتر ، التنظيم مهم للغاية ، خاصة عندما يتعلق الأمر بجدولة المواقت أو إدارة جدول المدير أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.
احتفظ بملاحظات دقيقة
دائمًا ما تظهر البيانات المهمة من مديري الشركات والأعمال في الاجتماعات أو المكالمات ، ويعرف الأمناء الناجحون طريقة الاحتفاظ بسجل مفصل لما يجري حتى يتمكنوا من مراجعته لاحقًا دون نسيان ، والتفاصيل هي جداول زمنية محددة ، وتوصيات الشركة ، والعروض التقديمية لـ الإدارة.معلومات الطوارئ ، إلخ.
لديه القدرة على التواصل
يقال إن السكرتير الناجح هو بوابة الشركة ووجهها ، حيث يجب أن يمتلك مهارات اتصال ممتازة ، خاصة عند التواصل مباشرة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء ، ويكون قادرًا على الكتابة في رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والمكالمات الهاتفية.[2]
إدارة وحل المشاكل
في كثير من الحالات ، يواجه السكرتير بشكل خاص ضغوط العمل بسبب ظهور قضايا إدارية ، سواء كانت طارئة أو قضايا تتعلق بموظفي الشركة أو العملاء ، لذلك يجب أن يكون لديه القدرة على حل هذه المشكلات وتوجيهها لتسهيل الإدارة. تعامل معهم لأن هناك قضايا تتطلب تحديد موعد عاجل أو التعامل مباشرة مع صاحب المشكلة.
مكتوب
ظاهريًا ، قد يبدو هذا كميزة بديهية ، لكنه سمة ضرورية جدًا لوظيفة السكرتارية. يجب أن يكون السكرتير الجيد ماهرًا في الكتابة ، مع وجود توازن لغوي يمكّنه من إدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالقواعد التي تؤكد جودة الشركة ، بالإضافة لـ قدرته على الكتابة بسرعة حيث أن معظم مهامه في المراسلات المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني ومراجعات العقود وما لـ ذلك المتعلقة بهذه المهارة.[3]
تنبأ الاحتياجات العاجلة
يتميز السكرتير الناجح بمهارة تنبأ ما قد يحتاجه الحاضر في حالة الطوارئ ، لذلك لا يوجد نقص مفاجئ في مورد أو عمل ، مما يتسبب في خسائر فادحة. ولعل هذه المهارة هي خبرة السكرتير في إدارة مهامه ومتابعته باستمرار
يمتلك المهارات الفنية
خاصة في هذا اليوم وهذا العصر ، يجب أن يتمتع السكرتارية بمهارات فنية أساسية جيدة ، مثل التعامل مع برامج Microsoft Office ، وفي بعض الأحيان تتطلب بعض وظائف السكرتارية حضور سطحية أو متعمقة ببرامج Adobe ، بالإضافة لـ القدرة على تصفح وإجراء البحوث من مصادر موثوقة.
اهم التخصصات السعودية 2030 م
ما هو المسار الوظيفي لوظيفة سكرتير؟
وظيفة السكرتارية ليست مهنة منفصلة في حد ذاتها ، ولكن يمكن اعتبارها درجة وظيفية في معظم المهن ، خاصة هذه المتعلقة بالإدارة والمحاسبة في التعليم والاقتصاد والهندسة ، إلخ. يمكن أيضًا أن يصبح المساعدون الإداريون أو المنسقون الإداريون أو المساعدون الإداريون مديري مكاتب ، ومع تزايد أهمية هذه المهنة ، هناك تخصصات بحثية ملتصقة بها تحديدًا في المعاهد والجامعات.
كيف أعرف الكلية المناسبة لي؟
نوع الوظيفة السكرتارية
تولي الشركات والمؤسسات التجارية أهمية واسعة لعمل السكرتير لأن منصبه مهم فهو حلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء. يمكن تقسيمها لـ الفئات التالية:[4]
- السكرتير التنفيذي: المعروف أيضًا باسم المساعد الإداري أو الإداري ، ومن أهم مهامه الكتابية وتنظيم العمل وتنظيم المواقت والمكالمات وكتابة التقارير والإشراف على الموظفين كممثل للإدارة ، وهي من أهم الوظائف المشتركة. وظائف السكرتير.
- سكرتير المكتب: هذه أيضًا واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا وتتضمن استعمال المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف وإدارة قواعد البيانات والاتصالات والعروض التقديمية لأصحاب العمل.
- السكرتير القانوني: يظهر هذا النوع في مكاتب المحاماة أو شركات المحاسبة القانونية حيث تتمثل وظيفة السكرتير في القيام بالأعمال الورقية ، وإعداد التقارير والوثائق القانونية ، وإعدادها للعرض في المحكمة أو أمام العملاء.
- السكرتير الطبي: يظهر هذا النوع في المستشفيات والعيادات والمؤسسات الطبية المختلفة. من أهم مهام السكرتيرة تحديد المواقت مع المرضى وإجراءات ملء الاستمارات والسجلات الطبية.
المهارات الأساسية لسكرتير ناجح
يحتاج السكرتير لـ بعض المهارات الأساسية التي تجعله يبرز في منصبه ويكون قادرًا على تلبية متطلبات المهنة بشكل فعال. فيما يلي أبرز المهارات الشخصية والمهنية اللازمة لسكرتير ناجح:[5]
- التواصل الشفوي والكتابي.
- المهارات الفنية وبرامج الكمبيوتر.
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- مفاوضات فعالة.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- حل المشكلة.
كيف تكون سكرتيرة ناجحة
لا شك أن إرساء أساس متين لشركة ناجحة يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتير ناجح يمكنه إدارة كل وظيفة بدقة. الأمناء هم البوابة الأساسية للمعلومات للمديرين وأصحاب الأعمال ، لـ جوار الوظائف الرئيسية المختلفة مثل القدرة على تحديث الخطط التنظيمية للأعمال ومهارات حل المشكلات. دور جديد.
هل إدارة المكاتب لها مستقبل؟
بهذا نصل لـ انتهاء المقال ، صفات السكرتير الناجح ، حيث نستعرض معكم ما تحدده المهنة وأهميتها وأهم الصفات التي يجب أن يمتلكها السكرتير الناجح.
