تعد نماذج الخطابات الرسمية الجاهزة من أهم أشكال الخطابات والخطابات الموثوقة في المؤسسات والمؤسسات التجارية العمومية والخاصة ، حيث تأتي هذه النماذج في أشكال وأنواع متعددة ، كل منها يجعل محتواها خاصًا بطلب أو حدث أو غرض معين ، وبالطبع الكثير من الشروط و المواصفات: تحتوي على خطابات رسمية. للموافقة والإقرار من الطرف الذي تم إرسال الرسالة إليه ، وبالتالي ستحتوي الفقرات التالية على مجموعة من النماذج الجاهزة للخطابات الرسمية كما ستلقي الضوء على طريقة كتابتها.
كيف تكتب الخطابات الرسمية
في المدة الحالية ، أصبحت السلطات معتمدة على الاستمارة الإلكترونية المرسلة عبر عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بها ، لا سيما على العناوين التي وافقت عليها ، بالإضافة الى وجود بعض الشركات التي لا تبقى تعتمد على استعمال الحروف الورقية في كلتا الحالتين ؛ هناك طريقة محددة يجب الحفاظ عليها واتباعها في إنشاء الرسالة الرسمية وهي تشمل:
- اكتب الغرض الأساسي من هذا الحرف في أعلى صفحة الملف.
- يجب الالتزام بموضوع الرسالة دون التطرق لـ مواضيع أو مواضيع فرعية أخرى تافهة.
- عند كتابة الخطاب ، بالاعتماد على اللغة الرسمية المعتمدة داخل الشركة ، باللغة العربية أو الإنجليزية أو غير ذلك ، مع الحفاظ على لمسة الكلام واستخدام كلمات واضحة ومفهومة لا تحتوي على أخطاء لغوية أو إملائية.
- تجنب التفاصيل غير الضرورية ، واستخدم عبارات موجزة وذات مغزى قدر الإمكان ، واستمر في استعمال علامات الترقيم.
- التقيد بالأجزاء الرئيسية للرسالة: (العنوان ، التاريخ ، اسم المستلم ، محتوى الرسالة ، اسم العنوان ، التوقيع).
نماذج الخطابات الرسمية الجاهزة
عندما تريد إرسال خطاب موجه لـ شخص أو أقسام داخل مؤسسة الأعمال ، فهناك الكثير من أنواع الرسائل الرسمية التي يمكنك الاعتماد عليها ، مثل:
النموذج الأول:
اسم الشركة ………..
التاريخ/ ……../……./……
موضوع الرسالة: ……………
لـ مدير عام الشركة / ………………. ؛؛
بعد التحية ..
يرجى الإقرار بأنه تم الحصول على رقم المرجعي لملف …………. لديكم أقصى درجات الاحترام والاستسلام ، حيث أحتاجه بشكل عاجل في محور تنفيذ بعض مهام أعمال الشركة.
توقيع الموظف) ………………….
النموذج الثاني:
الشركة ………….
تم التعديل في تاريخ ………………………
(غطاء محرك السيارة)………………………
العاملين في قسم ………….
تحية طيبة؛
نعلمك أن موعد الاجتماع السنوي المحدد في …………… قد تغير. والتأجيل بالضبط ……… الى ………… .. ………… .. مع تمنياتنا دوام التوفيق والسداد.
المرسل عزيزي رئيس القسم ……………………… التوقيع ……………………. ختم الشركة ……………….
نموذج خطابات طلب الوظيفة
النموذج الأول:
(طلب وظيفي)
تم إنشاؤه في يوم ……… المقابل ليوم ………. سنة …
السيد / …………… .. لـ مدير قسم ……………… .. ..
تحية طيبة…
أرسل لك طلب عمل ……. في القسم ………. لأنني اكتسبت الكفاءة .. ولدي 5 سنوات خبرة في مجال العمل ؛ أبحث عن فرصة عمل مناسبة لك وأنت محترم جدا.
مذيع الطلب / …………… رقم هاتف الهوية الوطنية ………… رقم هاتف الهاتف المحمول …… ..
النموذج الثاني:
(طلب وظيفي)
التاريخ/ ………
لـ رئيس مجلس إدارة المؤسسة …
تحية لطيفة ، ولكن بعد ذلك …
حصلت على درجة البكالوريوس في تخصص ……… .. ودرجات الماجستير والدكتوراه في نفس التخصص ، بالإضافة لـ خبرة عملية طويلة الأمد كموظف ……… وبالتالي ؛ أنتظر موافقة سعادتكم على استثمار معرفتي وخبرتي في تحديث هذا القطاع المهم والحساس من المؤسسة ، للمشاركة في أعمال مؤسستكم المرموقة ، وأقدم فائق الاحترام والتقدير.
مذيع الطلب: المواطن / ……………… رقم هاتف الهاتف المحمول ……………… رقم هاتف الهوية الوطنية / ………………
التوقيع ……………
نموذج شكوى رسمي
هناك الكثير من الأمثلة الرسمية التي يمكن تقديمها للمديرين أو رؤساء الأقسام في المؤسسات العمومية والخاصة ، مثل:
رقم هاتف الموديل 1
اسم الشركة/ ……
تاريخ اليوم: ……………..
لـ رئيس القسم …………….
تحية طيبة…
صرحت هذا الخطاب بعد إصابتي وحرمانه من درجته الوظيفية ، بعد أن حُرمت من الترقية والتعيين غير القانوني لموظف انتهاء ، ولأن هذا الظلم كان واضحًا ؛ لقد وجدت هذه الشكوى لك وحدك ، وأنا واثق من رغبتك في تطبيق مبادئ العدل والمساواة وإعطاء كل فرد حقه في المنظمة ، ولك كل التقدير والاحترام.
الموظف المرسل / في ……………… قسم ………………… .. رقم هاتف الموظف …………… ..
التوقيع/………….
رقم هاتف الموديل 2
تم التعديل في / ………….
أرسل خطاب شكوى موجه لـ السيد / ……………… شركة ……………… ..
تم إبلاغ سياتكوم أنه سيتم دفع مكافأة مالية في موعد … فريق الموظفين في المشروع ………. لم يتم دفع أجورهم بعد لمساهمتهم في نجاح وتميز هذا المشروع ، وقد عاش شهران منذ الموافقة على القرار. وبالتالي؛ أطلب منكم اقرار قرار بدفع هذه المكافآت في أسرع وقت ممكن ، وأشكركم بصدق وأقدر ذلك.
قدمها لك السيد / ……… .. الذي يعمل في قسم ……… .. نيابة عن كل الموظفين المؤهلين للحصول على جائزة.
التوقيع / …………….
أهمية كتابة الخطابات الرسمية المهنية
كتابة الرسائل المهنية لها فوائد هائلة ومن أهم هذه الفوائد ما يلي:
- وجود نقطة اتصال رسمية ومباشرة بين الموظفين ورئيس القسم أو رؤساء الأقسام والمدير العام.
- طريقة رسمية يتم من خلالها إذاعة الشكاوى والتقارير لـ الشخص أو الشخص المسؤول داخل المنظمة.
- يساعد كل الموظفين في المؤسسات على إبلاغ القرارات النهائية الأكثر أهمية على الفور.
- مساعدة الموظف على استعمال طريقة مدروسة ومهنية لمخاطبة مدير القسم أو المدير العام.
- طريقة جيدة لتوثيق الأحداث المختلفة داخل الشركة رسميًا.
في انتهاء هذا الموضوع ؛ لقد أظهرنا عددًا من نماذج الخطابات الرسمية الجاهزة حول أهمية كتابة خطابات رسمية احترافية بخصوص خطابات الطلبات الإدارية ، ونماذج الشكاوى ، وطلبات العمل أو غيرها ، والطريقة الصحيحة لكتابتها.
المراجع
uzdevumi.lv ، 10-25-2020
Successcds.net ، 10-25-2020
